Wie die Christoph Merian Stiftung KI nutzt

KI ist in aller Munde - auch in Stiftungen. Die Christoph Merian Stiftung ist da keine Ausnahme. Wie habt ihr euch dem Thema angenommen?

Wir haben letztes Jahr gemeinsam mit der HSG eine KI-Strategie entwickelt, wo wir verschiedene Use Cases identifiziert und priorisiert haben. Bei uns werden sehr viele Dokumente verarbeitet, gerade in der Förderung. KI kann hier gut unterstützen, etwa beim Analysieren, Zusammenfassen oder Abgleichen mit Kriterien. Wir haben also alle Bereiche der Stiftung einbezogen und die Use Cases gemeinsam entwickelt und bewertet - sowohl nach Nutzen als auch nach Datenverfügbarkeit. Wichtig war uns, nicht alles auf einmal umzusetzen, sondern schrittweise vorzugehen und aus jedem Schritt zu lernen.

Womit habt ihr angefangen?

Unser erster Use Case ist die Transkription von Geschäftsleitungssitzungen. Gespräche werden auf Schweizerdeutsch aufgenommen und automatisch als strukturiertes Protokoll auf Hochdeutsch ausgegeben. Das funktioniert grundsätzlich, ist aber komplexer als gedacht - vor allem wegen Audioqualität, Sprechererkennung und fehlender Struktur in Diskussionen.

Letzteres liegt aber an den Involvierten, nicht der KI.

Absout! Da liegt es an uns, gewisse Moderationsregeln einzuhalten. Aber natürlich hängt alles zusammen. Wie ist die Aufnahmequalität, was wird aufgenommen, wer sagt wann was, erkennt das Tool überhaupt die Unterschiede? Solche Fragen.

Transkribiert euer Tool bloss, oder kann es auch noch weitere Dinge?

Nein, die Software ordnet das Transkribierte auch gleich nach Wunsch. Und man kann gewisse Begriffe vor der Aufnahme mitgeben, etwa wenn immer wieder ein Sonderbegriff vorkommen wird. Da sagt man der KI zum Beispiel, dass es «Abacus» und nicht «Aberschuss» heisst.

Verändert KI die Rollen der Mitarbeitenden?

Sie unterstützt vor allem. Etwa bei Zusammenfassungen oder Analysen. Die eigentliche Bewertung und Entscheidung bleibt beim Menschen. Unser Ziel ist, Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben zu entlasten - zum Beispiel bei grossen Mengen an Dokumenten. So gewinnen sie Zeit für inhaltlich anspruchsvollere Arbeit. Mir ist aber immer wichtig zu sagen: Es geht nicht darum, Stellen abzubauen.

Wo bleibt der Mensch im Prozess unverzichtbar?

Die grosse Angst ist ja, dass die Maschine uns obsolet werden lässt. Ich glaube jedoch, dass das Gegenteil der Fall sein wird.

Menschliche Fähigkeiten werden wieder wichtiger?

Genau. Fachwissen, Erfahrung und persönliche Beziehungen sind zentral, gerade in der Stiftungsarbeit. Die Projektleitenden haben das zwischenmenschliche Know-how, sie kennen sich fachlich aus, sie kennen die CMS und haben Beziehungen zu potenziellen Antragsstellenden. Das kann eine KI nicht ersetzen.

Wo im Förderbereich kann sie die Arbeit erleichtern?

Eigentlich entlang des gesamten Prozesses. Von der Recherche und Vorselektion von Gesuchen über die Erstellung von Förderanträgen und -vereinbarungen bis hin zum Reporting. Besonders interessant sind auch Wirkungsanalysen und die Nutzung historischer Daten, um bessere Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Zum Beispiel?

Nehmen wir den Bereich Stadtentwicklung. Alle geförderten Projekte der letzten fünf Jahre, die mit mehr als 100.000 Franken unterstützt wurden. Mit der KI können wir die übersichtlich und schnell evaluieren: Was sind das für Projekte? Warum haben wir uns dafür entschieden? Wie passen sie in unsere Förderstrategie? Sowas können wir als Entscheidungsgrundlage für weitere Entscheidungen nutzen.

Was sind aktuell die grössten Herausforderungen?

Datenschutz und die Frage, welchen Tools man wirklich vertrauen kann. Dass wir die KI bedenkenlos nutzen können, ohne Angst zu haben, dass irgendwer mithört. Gleichzeitig ist unsere Datenbasis noch nicht optimal: Die Daten sind verteilt und nicht einheitlich strukturiert. Und im Tagesgeschäft fehlt oft die Zeit, das Thema konsequent weiterzuentwickeln. Es gibt zwar eine interne Arbeitsgruppe mit IT und Fachbereichen, die sich regelmässig austauscht. Das Thema ist aber noch nicht vollständig institutionalisiert. Trotzdem bleiben wir dran.

Wie sieht dieses Dranbleiben aus?

Wir entwickeln unsere Use Cases laufend weiter und überprüfen sie regelmässig. Wir haben mit den Transkriptionen angefangen, jetzt sind die Anliegen der Antragsstellenden dran. Erst die Suche passender Programme, dann folgt der Antrag und die Fördervereinbarung. Danach sind Reporting und Analysen dran. Das Thema wird uns zukünftig immer enger begleiten, da bin ich überzeugt. Aber ich will es weder hochloben noch verteufeln. Unsere Haltung gegenüber KI lautet: Offen und pragmatisch.

Verändert KI die Rollen der Mitarbeitenden? Sie unterstützt vor allem. Etwa bei Zusammenfassungen oder Analysen. Die eigentliche Bewertung und Entscheidung bleibt beim Menschen. Unser Ziel ist, Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben zu entlasten - zum Beispiel bei grossen Mengen an Dokumenten. So gewinnen sie Zeit für inhaltlich anspruchsvollere Arbeit.

Wo bleibt der Mensch im Prozess unverzichtbar? Die grosse Angst ist ja, dass die Maschine uns obsolet werden lässt. Ich glaube jedoch, dass das Gegenteil der Fall sein wird.

Menschliche Fähigkeiten werden wieder wichtiger? Genau. Fachwissen, Erfahrung und persönliche Beziehungen sind zentral, gerade in der Stiftungsarbeit. Die Projektleitenden haben das zwischenmenschliche Know-how, sie kennen sich fachlich aus, sie kennen die CMS und haben Beziehungen zu potenziellen Antragsstellenden. Das kann eine KI nicht ersetzen.

Wo im Förderbereich kann sie die Arbeit erleichtern? Eigentlich entlang des gesamten Prozesses. Von der Recherche und Vorselektion von Gesuchen über die Erstellung von Förderanträgen und -vereinbarungen bis hin zum Reporting. Besonders interessant sind auch Wirkungsanalysen und die Nutzung historischer Daten, um bessere Entscheidungsgrundlagen zu schaffen.

Zum Beispiel? Nehmen wir den Bereich Stadtentwicklung. Alle geförderten Projekte der letzten fünf Jahre, die mit mehr als 100.000 Franken unterstützt wurden. Mit der KI können wir die übersichtlich und schnell evaluieren: Was sind das für Projekte? Warum haben wir uns dafür entschieden? Wie passen sie in unsere Förderstrategie? Sowas können wir als Entscheidungsgrundlage für weitere Entscheidungen nutzen.

Was sind aktuell die grössten Herausforderungen? Datenschutz und die Frage, welchen Tools man wirklich vertrauen kann. Dass wir die KI bedenkenlos nutzen können, ohne Angst zu haben, dass irgendwer mithört. Gleichzeitig ist unsere Datenbasis noch nicht optimal: Die Daten sind verteilt und nicht einheitlich strukturiert. Es gibt eine interne Arbeitsgruppe mit IT und Fachbereichen, die sich regelmässig austauscht. Das Thema ist aber noch nicht vollständig institutionell verankert. Trotzdem bleiben wir dran.

Wie sieht dieses Dranbleiben aus? Wir entwickeln unsere Use Cases laufend weiter und überprüfen sie regelmässig. Wir haben mit den Transkriptionen angefangen, jetzt sind die Anliegen der Antragsstellenden dran. Erst die Suche passender Programme, dann folgt der Antrag und die Fördervereinbarung. Danach sind Reporting und Analysen dran. Das Thema wird uns zukünftig immer enger begleiten, da bin ich überzeugt. Aber ich will es weder hochloben noch verteufeln. Unsere Haltung gegenüber KI lautet: Offen und pragmatisch.